Vi kommer ikke utenom  å nevne at all saksbehandling og opptak nå foregår med datamaskin som verktøy.  Modellene kan nok være noe forskjellig  på den enkelte institusjon for  å handlere lokale opptak, men de er alle oppbygd slik at de skal takle store mengder data, alle opptaksregler, poengberegninger  og kravkoder som måtte gjelde.

Særlig er det apparatet som er tilsluttet Samordna Opptak veldig omfattende.  Basen er på Universitetet i Oslo.  Modellen skal kunne samordne  og integrere  de to systemer  innen SO som nå er i bruk ved universitet og høyskoler i Norge, FS- ( Fellessystem) og  det som IPOS leverer.  Den skal kunne rangere alle søkere etter regler,  kvoter og poengsummer når opptak kjøres, varalister, brev og statistikker skal produseres.

Når SO i Oslo mottar søknader så blir disse lagt inn i basen. Det fungerer slik at alt som blir lagt inn i Oslo blir sendt ut på nettet til den enkelte institusjon, og det som blir gjort på det enkelte lærested blir også sendt  via nettet  til SO .  SO eksporterer så igjen  alt de mottar   til alle lærested.   Vi kaller dette ”bølger”, og disse kjøres etter en fast tidsplan.  Derfor tar det en stund før for eksempel en saksbehandler i i Volda kan se hvem Høgskolen i Nesna har saksbehandlet.

Fra 1998 fikk vi en ny modell som er Windows-basert i dette opptaket.

Det vi kaller saksbehandling starter når høyskolen/universitetet som  skal behandle søknaden  får papirene i hende og skal  vurdere disse.

Slik det er nå ( til og med opptaket 1999/2000) er det så pass mange særregler for  studier ved universitetene at  det er vanskelig  å handtere begge kategorier for dem som skal være saksbehandlere.  Derfor er universitetene fortsatt  sine egne saksbehandlere.  Derimot har de statlige høyskolene felles regelverk, slik at de saksbehandler for hverandre.  Den enkleste måten å finne aktuelle særregler og særkrav for et studium er å studere SØKERHANDBOKA, http://www.so.uio.no/handboka/, ellers kan man kontakte det enkelte lærested.
 

Vi må  skille mellom LOKALE opptak og det SAMORDNEDE opptak.

LOKALT OPPTAK:
 
 

De som søker på studium der opptaket blir gjort av   det enkelte lærested  forholder seg kun til dette lærestedet.  Det er ingen annen som er innblandet i saksbehandlingen.  Men  de samme lover og regler,  karakterpoeng og konkurransepoeng gjelder også for denne saksbehandlingen,  og i tillegg kommer de vedtatte særregler for det enkelte studium.  Forskjellen er at i det lokale opptak må den enkelte saksbehandler registrere  søkernummer, alle personopplysninger , søknadsalternativ,  sende alle tilbudsbrev og registrere alle svar. . ( Se lover og regler)

 
 
SAMORDNET OPPTAK:
 
 

Kanskje denne saksbehandlingen synes litt mer komplisert, da det er flere instanser involvert.  En søker kan ha flere saksbehandlere  som han skal forholde seg til, og han må passe på å sende kopi av vitnemål til  alle saksbehandlere dersom han er interessert i å  konkurrere i opptaket.

 
 

SAKSBEHANDLINGEN

Når lærestedet får papirene skal alle personopplysninger allerede ligge klar i databasen   fra SO sin side.  Søkernummeret som er tildelt søkeren står øverst på omslagsarket, og det er  registrert i basen.  Hvilke studier vedkommende har søkt på står også på begge steder., og der står hvilken institusjon som er saksbehandler.  Vitnemål  og andre innsendte papir skal så vurderes, hvilken type vitnemål vedkommende har skal registreres, om vedkommende er kvalifisert så skal  han poengberegnes. ( Se lover og regler)

Karakterpoeng: De enkelte karakterer fra videregående skole legges inn, og maskinen beregner gjennomsnittet og ganger med 10. I tillegg skal det vurderes om  søkeren har fordypningspoeng og realfagspoeng, og dette til sammen utgjør karakterpoengene.

Karakterpoengene er grunnlaget for konkurranse i ungdomskvoten.

Konkurransepoeng

Det blir registrert om søkeren har militærpoeng, folkehøgskolepoeng eller utdanningspoeng. Det kan gis 3 for hver av disse, men kun ett alternativ regnes med.

Alderspoeng  beregnes automatisk av systemet, avhengig av hvilken type vitnemål vi registrerer at søkeren har.

Karakterpoengene med tillegg av disse utgjør konkurransepoengene som  inngår i de fleste kvoter.

Under saksbehandlingen til SO må det svares på om søkeren tilhører en spesiell kvote, og i så fall må konkurransepoengene i denne kvoten også beregnes.  Har studiet tilleggskrav så må det svares på om dette er innfridd.  Eksempel : Kreves det 1 års høyere utdanning for å komme inn på et studium, så må det svares  bekreftende på at  søkeren har dokumentert dette.  Da skal han også ha 3 poeng for høyere utdanning, ellers kommer det feilmelding fra systemet.

Det er poengene som danner grunnlaget  når opptaket kjøres.  Det finnes søkere som har grunnlag som ikke kan poengberegnes, og disse må behandles særskilt  hos den  enkelte saksbehandler.  Dersom søknaden er vurdert og søkeren funnet kvalifisert for et bestemt studium, så må saksbehandleren  reservere en plass  på vedkommende i datasystemet.  Da  vil vedkommende  få et tilbud når opptaket kjøres.

Noen  søknader kan være vanskelig og tidkrevende å vurdere. Ofte  er det slike som har delfag fra flere utdanninger, lang praksis, eller kanskje fagprøve .  Vi må da alltid lete etter minstekravsfagene ( se  generell studiekompetanse),  slik  at søkeren kan poengberegnes.

Utenlandske vitnemål   vurderes under  § 5 (opptak utenom poengreglene), men nordiske vitnemål skal  behandles og omregnes etter en  tabell som  alle saksbehandlere må ha.

Dersom vi finner papirene mangelfulle, eller  vi finner søkeren ukvalifisert til et studium, så sender vi melding til han om dette.
 

Under  hele prosessen kan søkerne  ta kontakt med saksbehandlerne  slik at de får vite hvordan søknaden deres står.  Dette er ofte en fordel, slik at eventuelle feil kan rettes opp før hovedopptaket kjøres ca. den 25. juli.  De kan også få vite  fjorårets poengsummer slik at de ser hvordan sannsynligheten for å komme inn er.( http://www.so.uio.no/statistikk/)

 
Saksbehandlingen fortsetter  imidlertid videre.  Etter at tilbudsbrev er sendt ut fra SO ca. 25. juli,  med svarfrist 1.8., så vil mange oppdage at det er gjort feil, eller at de selv har glemt å sende inn papir.  De får da en sjanse til å sende inn slik at de kan konkurrere i varaopptaket, ca. 10 august.  Er det gjort feil i saksbehandlingen  som gjør at vedkommende ikke kom inn der han skulle ha kommet inn, så må  feilen rettes opp, og vedkommende må tildeles plass på studiet.

Svarene etter hovedopptaket skal sendes til SO, men svar på senere tilbud skal sendes til saksbehandlende  institusjon, og ja eller nei skal registreres.  I tillegg kommer også resteplasstilbud ( se mer om dette under tidsplan) som blir sendt ut enten fra SO eller  lærested.  De som søker på disse skal også  registreres og sende inn søknadsskjema og vitnemål.  D.v.s. dersom de allerede er registrert som  kvalifisert , så slipper de å sende inn vitnemål på nytt.

Inkludert  under saksbehandling kommer også den registreringen som  må gjøres for  å følge med om hvem som virkelig møter opp til studiene. ( se studiestart)

Saksbehandlingen fortsetter  altså hele tiden,  til alt opptak er avsluttet i september.  Under saksbehandlingsperioden er det  ofte behov for å ha kontakt både med søkere og med personer i Samordna Opptak. De sistnevnte er alltid behjelpelig  når det oppstår problemer, enten faglig eller datamessig.  Derimot skal søkerne kun i særlige tilfeller kontakte Samordna Opptak, slik som at de ikke har fått omslagsark, endringer i personopplysninger, eller manglende registrering. De skal i første rekke forholde seg til saksbehandleren.
 
 
Gå til startsiden